Formulários personalizados na Sophia IA

A tela de Formulários permite criar, editar e gerenciar formulários que podem ser utilizados pela Sophia IA durante o atendimento aos viajantes. Esses formulários ajudam a coletar informações importantes de forma estruturada e contextual, garantindo respostas mais precisas e fluxos de atendimento mais eficientes.

Com a nova atualização, além de editar formulários existentes, agora também é possível criar novos formulários personalizados, de acordo com as necessidades do seu negócio.

Atenção: quem pode criar novos formulários

A funcionalidade de criação de novos formulários está disponível exclusivamente para contas que já possuem a Sophia IA publicada.

• ✅ Usuários com a Sophia publicada:
  • Podem criar, editar e visualizar formulários.
• 👀 Usuários sem a Sophia publicada:
  • Podem apenas visualizar e editar formulários já existentes.
  • Não terão acesso à criação de novos formulários personalizados.

Essa regra garante que os formulários criados sejam efetivamente utilizados em fluxos ativos da IA.

Estrutura da tela de formulário

Ao criar ou editar um formulário, você encontrará os seguintes campos:

Assunto

Define o tema principal do formulário.
Esse campo ajuda na organização e identificação do formulário dentro da plataforma.

Exemplo:

Solicitação de evento corporativo
Solicitação de Nota Fiscal

Palavras-chave

São termos que utilizaremos internamente para identificar o formulário na arquitetura das informações da propriedade.

Dica: utilize palavras que o viajante realmente falaria no atendimento.

Exemplo:

reserva, hotel, diária, hospedagem
evento, casamento, convenção, sala de eventos

Email de destino

Define para quais endereços de e-mail as respostas do formulário serão enviadas.
Você pode informar mais de um e-mail, separados por vírgula.

Exemplo:

reservas@hotel.com, eventos@hotel.com

Mensagem de introdução ao formulário

É a mensagem que o viajante verá antes de começar a responder o formulário.
Use esse espaço para explicar, de forma clara e amigável, por que essas informações são necessárias.

Exemplo:

Para te enviar uma cotação personalizada, preciso de algumas informações rápidas 😊

⭐ Descrição do formulário (campo mais importante)

Este é o campo mais importante de todo o formulário.

A Descrição do formulário é usada internamente pela Sophia IA para entender quando, como e em que contexto aquele formulário deve ser acionado durante a conversa.

🔒 Importante:

• Essa informação não é visível para o viajante.
• Ela serve exclusivamente para orientar o comportamento da IA.

Como preencher corretamente a descrição

Ao escrever a descrição, você deve:

• Explicar quando o formulário deve ser usado
• Informar em quais situações ele não deve ser usado
• Ajudar a Sophia a diferenciar contextos semelhantes

Quanto mais clara e detalhada for a descrição, mais precisa será a atuação da IA.

Exemplos de descrição  

Exemplo 1 — Solicitação de Nota Fiscal

Utilizar este formulário quando o viajante ou hóspede solicitar a emissão, reenvio ou correção de nota fiscal referente a uma hospedagem, consumo no hotel ou serviços adicionais.

Deve ser utilizado após confirmar os dados da reserva ou da estadia, como nome do titular, período da hospedagem ou número da reserva, quando essas informações estiverem disponíveis na conversa.

Não utilizar este formulário para cotações, novas reservas, dúvidas sobre valores antes da estadia ou solicitações relacionadas a eventos e grupos.

Exemplo 2 — Solicitação de eventos

Este formulário deve ser utilizado quando o viajante demonstrar interesse em realizar eventos como casamentos, convenções, reuniões corporativas ou festas no hotel.
Não deve ser utilizado para reservas de hospedagem individual ou cotações de diárias.

Exemplo 3 — Grupos e excursões

Usar este formulário quando o viajante solicitar cotação para grupos, excursões ou múltiplos quartos.
Não utilizar para reservas individuais ou perguntas institucionais sobre o hotel.

📌 Dica importante:
Evite descrições genéricas como “formulário para cotação”. Quanto mais contexto você fornecer, melhor a Sophia entenderá o momento certo de usar o formulário.

Campos personalizados

Na seção Campos personalizados, você define quais perguntas o viajante deverá responder.

Para cada campo, é possível:

• Definir a pergunta
• Escolher o tipo de resposta (texto, número, etc.)
• Marcar se o campo é obrigatório

Exemplos de perguntas:

• Qual a data de check-in?
• Quantas pessoas irão se hospedar?
• Quantos quartos são necessários?
• Qual a data do evento?

Você pode adicionar quantos campos forem necessários para atender o seu fluxo.

Mensagem exibida após o envio do formulário

Por fim, você pode configurar a mensagem que a Sophia exibirá após o viajante enviar o formulário.

Esse é um bom momento para:

• Confirmar o recebimento
• Informar próximos passos
• Reforçar o prazo de retorno

Exemplo:

Perfeito! Recebemos suas informações 😊
Em breve nossa equipe entrará em contato com a sua cotação.

Boas práticas finais

• Sempre revise a descrição do formulário antes de salvar
• Use exemplos reais do dia a dia da hotelaria
• Crie formulários específicos para cada tipo de solicitação
• Evite usar um único formulário para contextos muito diferentes