O que são os status de entrega das solicitações de email?

A comunicação fluente entre hotéis e viajantes é um ingrediente essencial para criar experiências verdadeiramente adequadas e memoráveis. Nesse contexto, oferecemos a funcionalidade de solicitações de email, utilizada pelos viajantes no assistente virtual para atendimentos mais específicos e personalizados. Neste artigo, mergulharemos no funcionamento dos status dessas solicitações por email, desvendando como eles podem elevar a qualidade da experiência de atendimento ao cliente.

O que são as solicitações por email?

O seu assistente virtual possui a funcionalidade de, em contextos específicos, enviar mensagens diretamente por email para sua equipe de atendimento, para que os viajantes possam receber informações e resolver demandas mais particulares. 

As demandas mais comuns que são enviadas via formulário são:

• Dúvidas gerais;
• Cotação de grupos;
• Confirmação de reserva;
• Alterações na reserva;
• Solicitação de nota fiscal;
• Entre outras.

Planilha de acompanhamento

Acompanhar e gerenciar as solicitações de email é essencial para um atendimento eficiente e personalizado para os viajantes que desejam se hospedar em seu hotel. A Asksuite oferece uma planilha, acessível através do Painel Administrativo, que reúne informações detalhadas de cada solicitação enviada através de seu robô. Nessa planilha, você encontrará dados como data de envio, emails do remetente e do destinatário, plataforma de origem do atendimento do robô, tipo de solicitação, status de entrega do email e até mesmo o conteúdo preenchido pelo viajante.

Para acessá-la, basta navegar até a aba de Solicitações no menu à esquerda do seu Painel Administrativo. 

Status de entrega das solicitações

Os status de entrega indicam o progresso das solicitações de email e fornecem insights valiosos sobre o processo de atendimento. Na planilha de acompanhamento, a coluna de "Status de entrega" desempenha um papel crucial:

• Entregue: Indica que o email foi entregue com sucesso ao endereço registrado pelo cliente no questionário. É um sinal positivo de que a comunicação está fluindo;

• Aberto: Mostra que o email foi aberto pelo destinatário. Esse status confirma que a mensagem foi visualizada, aumentando a probabilidade de uma resposta;

• Registrado: Este status ocorre quando a solicitação é registrada no sistema, mas houve um problema no envio para o destinatário. Em muitos casos, esse problema é temporário e pode ser resolvido simplesmente aguardando um pouco e atualizando a página;

• Falha: Quando ocorre um erro no envio do email, o status "Falha" é exibido. Se você encontrar essa situação, é recomendável entrar em contato com o suporte técnico, fornecendo detalhes sobre o erro apresentado na mensagem.

Dicas práticas e benefícios

Para aproveitar ao máximo a funcionalidade de solicitações de email, considere as seguintes dicas:

• Utilize a planilha de acompanhamento das solicitações para manter um registro organizado de todas as interações via email.
• Acompanhe regularmente os status de entrega para garantir que os emails estejam sendo entregues e abertos conforme o esperado.
• Em caso de falhas, entre em contato com o suporte para resolução rápida e eficaz.

Conclusão

A funcionalidade de solicitações de email da Asksuite é uma ferramenta poderosa para otimizar a comunicação com os viajantes. Ao compreender como funcionam os status de entrega, você pode garantir que as interações se mantenham personalizadas, eficazes e transformando cada interação dos viajantes em uma oportunidade para criar experiências excepcionais.