Como ativar o agente de Pré check-in, check-in e check-out do PMS Stays na Biblioteca de Agentes

O agente do PMS Stays utiliza as informações do seu sistema de gestão (PMS) para automatizar a comunicação em momentos cruciais da jornada do hóspede. Ele garante que as mensagens sejam enviadas no timing perfeito: antes, durante ou ao final da estadia.

Atenção: Para ativar o agente, é necessário ter integração com PMS Stays. Veja aqui como realizar a integração do seu PMS.

Este guia cobre os processos de:

• Escolha dos gatilhos de envio
• Configuração dos tempos e templates de mensagem
• Ativação e gerenciamento do agente
   

Passo 1: Acesse a Biblioteca de Agentes

No menu lateral do AskFlow Agents, clique em Biblioteca de agentes. Localize o card Pré check-in, check-in e check-out do PMS Stays e clique em Ativar agente.

Um modal de apresentação será exibido explicando os benefícios, como o acompanhamento de performance e disparos realizados via dashboard. Clique novamente em Ativar agente para iniciar.

Passo 2: Selecione os momentos de envio

Diferente de outros agentes, aqui você pode escolher múltiplos gatilhos em uma única configuração:

• Pré check-in: Para agilizar a coleta de dados ou enviar orientações antes da chegada.
• No check-in ou durante a estadia: Para dar boas-vindas ou medir a satisfação inicial.
• Pré check-out: Para informar horários de saída e instruções de fechamento de conta.
• No check-out ou pós estadia: Para mensagens de agradecimento e solicitações de avaliação.

Marque as opções desejadas e clique em Próximo.
 

Passo 3: Configure as regras de cada etapa

Para cada momento selecionado no passo anterior, você precisará definir:

• Número do WhatsApp: Selecione a conta que realizará os disparos. Os créditos de WhatsApp serão descontados, quando necessário, desta conta.
• Tempo para envio: Defina o tempo para o disparo. Note que cada momento de envio possui configuração própria, para antes ou depois da entrada ou saída do hóspede.
• Template de WhatsApp: Selecione o template de mensagem que será usado. Certifique-se de escolher um que se adeque ao momento do viajante no seu estabelecimento. Você pode selecionar a nossa sugestão ou criar um novo template de whatsapp.

• Variáveis do template: Se o seu template possuir variáveis, como o nome do viajante (@nomeDoViajante) ou o nome da empresa (@nomeDoHotel), você pode configurá-las para serem preenchidas automaticamente com dados do viajante ou com um valor fixo.
• Etiqueta no LiveChat: A mensagem enviada atribuirá automaticamente uma etiqueta no atendimento no LiveChat. Essa etiqueta é padrão.
• Respostas da IA após disparo da mensagem: Escolha o comportamento da inteligência artificial quando o viajante responder à mensagem. Você pode optar por manter o status, ligar ou parar a IA.

Nota: Você repetirá esse processo para cada gatilho selecionado (ex: configurará o Pré check-in e, após clicar em próximo, configurará o Pré check-out).

Após configurar todos os envios, clique em Finalizar configuração para ir para a próxima etapa.
 

Passo 4: Resumo e Ativação

Por fim, você verá um resumo de todas as configurações feitas. Revise-as com atenção. Se tudo estiver correto, clique em Ativar agente. Caso precise fazer alguma alteração, clique em Voltar.

Após a ativação, o agente assumirá o status “Em ativação”. Assim que estiver pronto para funcionar, o status será alterado para Ativo na sua biblioteca. Você também verá atalhos para o Dashboard e para a Central de Ajuda.

Gerenciando seu agente

Uma vez ativado, você pode gerenciar o agente diretamente na Biblioteca. Ao clicar em “Editar agente”, um modal de gerenciamento será exibido com duas opções:

• Editar agente: Reabre o fluxo de configuração para que você possa ajustar as configurações de envio e mensagem.
• Desativar agente: Pausa o agente. Uma confirmação será exibida para evitar desativações acidentais. Ao desativá-lo, o status volta para Inativo e você pode reativá-lo a qualquer momento.

Para verificar os resultados do agente, você pode acessar o Dashboard através do atalho que aparecerá após a ativação. 

E se precisar de ajuda, conte com o nosso time de suporte! 😉