Conheça o editor de fluxos do AskFlow – Asksuite - (pt-br)

O AskFlow, novo produto da Asksuite, foi construído pensando em otimizar processos onerosos que poderiam simplesmente ser automatizados.

Neste artigo você vai descobrir como funciona cada bloco do fluxo e como editar e/ou criar novos fluxos, de acordo com o plano contratado.

Para que serve cada bloco do fluxo?

Bloco de início (verde)

O bloco “Início”, de cor verde, é o que define quem deve ou não passar por um determinado fluxo. É possível configurar o início do fluxo segmentado por qualquer informação ou combinação de informações disponíveis via integração (Asksuite, PMS, Google Sheets).

No bloco, você deve selecionar se o valor do campo a ser considerado na condição deve ser o “atual”, ou seja, o dado mais recente que se tem disponível do contato, ou o “anterior”.

Como opções de “campo”, são listadas todas as informações do contato (viajante) a que o AskFlow tem acesso através das integrações, como por exemplo: nome, email, telefone, data em que houve cotação (via Asksuite), status da reserva (via PMS), data de check-in (via PMS), etc…

Para exemplificar:

Um contato fez uma cotação em 12/07, mais uma em 14/07 e outra em 16/07.

Se o campo considerado na condição de início é a data de cotação, o valor atual seria “16/07” e o anterior, “14/07”.

Em se tratando das condições, elas podem ser independentes, como por exemplo, se o campo está preenchido ou sofreu alteração no contato, ou combinada, como por exemplo, maior, menor, igual, diferente, etc, de outro valor adicionado para comparação.

Além disso, é possível combinar mais de uma condição no bloco de início, inclusive adicionando um tipo de condição “isolado”, que considera se o contato já passou por aquele fluxo ou se passou há mais de X tempo (limitado a até 2 semanas).

Bloco de condição (azul)

Você pode adicionar blocos de condição ao longo do fluxo para dizer se o AskFlow deve ou não executar ações baseado em qualquer informação ou combinação de informações disponíveis pelas suas integrações ativas (ex: Asksuite, PMS, Google Sheets).

Adicione critérios condicionais para que o fluxo siga por um caminho, caso os mesmos sejam atendidos (verdadeiro), ou outro, caso não sejam (falso). Selecione o campo que deseja validar da lista de informações disponíveis via integrações do sistema, a condição e seu respectivo valor (quando aplicável).

É possível também somar mais condições em um único bloco, clicando em "+ combinar condição".

Importante notar que as combinações que ficam juntas em um único bloco são do tipo "E", ou seja, todas precisam ser cumpridas ao mesmo tempo para que os critérios sejam considerados atendidos.

Ah, e se quiser, você pode editar o nome do bloco, para que identifique facilmente qual a condição que aquele bloco está verificando.

Bloco de condição independente (cinza)

Diferente do bloco de condição, a versão “condição independente” não oferece mais de um caminho a seguir. Ela entra no fluxo sem uma etapa anterior, ou seja, é uma verificação que fica ativa constantemente durante a execução de um fluxo. Se em algum momento o contato atender aos critérios da condição independente, ele segue por um caminho específico.

Bloco de executar ação (roxo)

O bloco de ação é onde a “mágica” acontece. É nele que você configura as ações disponíveis de cada integração do sistema, como por exemplo, envio de mensagens de WhatsApp via Asksuite ou envio de SMS via Twilio.

Para configurar o bloco, o primeiro passo é escolher a integração a ser utilizada, como por exemplo Asksuite ou Twilio. Em seguida, selecione qual conexão adicionada na integração você deseja vincular. Para o caso de integração Asksuite, a conexão seria o equivalente a qual número de WhatsApp deseja utilizar para fazer o envio da mensagem. Na sequência, selecione a ação.

Após a seleção do tipo de ação, outros campos podem abrir em sequência para configuração. No caso do tipo “Enviar campanha”, que é o envio de mensagem ativa por WhatsApp, você ainda deve (1) selecionar qual o template, (2) selecionar o campo (qualquer informações disponível do contato) ou valor fixo (digitado por você) que substituirão as variáveis do template (quando aplicável), (3) a etiqueta a ser adicionada na conversa quando o AskFlow executar a ação e, por fim, (4) o comportamento da IA, se deve ser ligada, desligada ou manter o status que já estava para responder os viajantes que responderem à mensagem do AskFlow.

Bloco de aguardar período (azul)

Você pode adicionar um bloco de "Aguardar período" para que haja uma pausa pré definida no fluxo, antes ou depois de alguma data de referência, podendo esta ser o momento atual em que contato está passando pelo bloco no fluxo ou alguma data disponível via integração, como check-in vindo do PMS, etc.

Primeiro deve-se escolher a "Data de referência", ou seja, a data que o AskFlow deve usar como base para realizar a análise. Existem várias opções, como momento atual da execução, que é quando o momento em que o fluxo que está sendo executado chega naquele passo, ou datas disponíveis pelas integrações realizadas, como data de abertura do link de cotação enviado pela Asksuite; datas de checkin e checkout enviadas pelo PMS, etc.

Escolhida a data de referência, você deve selecionar a "Ação de período", que pode ser aumentar ou diminuir a data. “Aumentar” considera datas posteriores, assim, se "aumento" a data, somo dias, horas ou minutos considerando a data de referência. Assim, se seleciono "Momento atual da execução" e "Aumentar a data", escolhendo 2 dias, na hora em que o fluxo for executado até chegar naquele momento, vai aguardar dois dias para realizar o próximo passo do fluxo.

Diminuir a data segue a mesma lógica, porém olhando dias anteriores, ou seja, quando faltar X tempo para atingir determinada data de referência, o AskFlow entende que deve seguir para o próximo passo do fluxo.

Outra funcionalidade disponível é a de agendar um horário fixo para que uma mensagem seja enviada, nesse caso, toda vez que a execução do fluxo chegar neste bloco, irá verificar se o horário configurado como fixo já aconteceu naquele dia ou não.

Para configurar, selecione o checkbox "Habilitar hora fixa", escolhendo embaixo a hora e o minuto que a próxima ação deve ser realizada.

Se a verificação ocorrer antes do horário configurado, o fluxo vai aguardar o horário desejado naquele dia para seguir para o próximo passo. Caso o horário já tenha passado, vai executar imediatamente.

Bloco de finalizar workflow (vermelho)

Assim como a condição independente, o bloco “Finalizar workflow” funciona de forma independente, ou seja, não vem de uma etapa anterior, sendo uma verificação que fica ativa constantemente durante a execução de um fluxo.

Se em algum momento o contato atender aos critérios do bloco, o fluxo é encerrado imediatamente.

Um exemplo deste bloco é a busca constante por reservas registradas no atendimento no fluxo de follow up de vendas, evitando que contatos que já concluíram suas reservas recebam uma mensagem do AskFlow.

Bloco “Fim” (vermelho)

O bloco de “Fim” apenas indica o encerramento do fluxo e não permite a adição de condições. Também não é possível removê-lo e nem conectá-lo a um passo seguinte.

Como criar um novo fluxo no AskFlow?

Para criar novos fluxos no AskFlow, você deve ter contratado o plano Scale Up ou Enterprise. Caso seja do plano Basic ou Pro, você pode solicitar diretamente ao Suporte da Asksuite, através do email suporte@asksuite.com, que, mediante pagamento de taxa prevista em contrato, nosso time construirá para você. 😉

Veja a seguir como construir um novo fluxo:

Acesse o menu “Fluxos”

Clique em Adicionar

Dê um nome para o fluxo. Se desejar, você pode adicionar uma descrição também.

Clique em salvar

Inicie a configuração pelo bloco Início

Adicione novos blocos, conforme necessidade, arrastando da lateral à direita para dentro do campo de edição. Para deletar um bloco, clique no mesmo e aperte a tecla “Backspace” no seu teclado.

Para conectar os blocos, basta puxar o nó de um bloquinho até o outro

Com todos os blocos preenchidos e conectados até o Fim, clique em Salvar

Por fim, para ativar o fluxo, clique nos três pontinhos e em “Configurações”

No campo status, altere para Ativado

Clique em Salvar e pronto, seu fluxo já estará funcionando e você poderá acompanhar pelo Flowboard.

Atenção: antes de criar um novo fluxo, verifique se todas as integrações necessárias já estão finalizadas.

Como editar um fluxo padrão do AskFlow?

Sim, você tem autonomia para realizar alterações nos fluxos padrão do AskFlow, como por exemplo, o tempo para o disparo ser realizado, a etiqueta ou a mensagem que o AskFlow está enviando.

Veja a seguir como.

Acesse o menu Fluxos

Localize o fluxo que deseja editar, clique nos três pontinhos e em “Editar fluxo”

Vá até o bloco onde deseja realizar a alteração e altere o(s) campo(s) liberados para edição.
Para editar a mensagem enviada pelo AskFlow no fluxo, primeiro você deve criar um novo template. Assim que aprovado, localize o bloco da ação (roxo) e no campo “template”, selecione o novo template cadastrado.

Para trocar a etiqueta, encontre no bloco de ação (roxo) o campo “Etiqueta” e selecione a nova tag desejada na lista.

Para trocar o comportamento da IA após o disparo da mensagem do AskFlow, localize no bloco de ação (roxo) o campo “Parar robô” e selecione a opção desejada.

Para alterar o tempo antes de executar alguma etapa do fluxo, como por exemplo, o tempo para enviar o follow up de vendas após o carrinho abandonado, vá até o bloco de “aguardar período” (azul) e modifique o período (dias, horas ou minutos)