Conheça o editor de fluxos do AskFlow – Asksuite - (pt-br)

Conheça o editor de fluxos do AskFlow

O AskFlow, novo produto da Asksuite, foi construído pensando em otimizar processos onerosos que poderiam simplesmente ser automatizados.

Neste artigo você vai descobrir como funciona cada bloco do fluxo e como editar e/ou criar novos fluxos, de acordo com o plano contratado.

Boa leitura 🤓

Para que serve cada bloco do fluxo?

Bloco de condição inicial (verde)

O bloco “Condição inicial”, de cor verde, é o que define quem deve ou não passar por um determinado fluxo. É possível configurar o início do fluxo segmentado por qualquer informação ou combinação de informações disponíveis via integração (Asksuite, PMS, Google Sheets, etc).

Para abrir as configurações de condições, é necessário clicar no bloco.

Como opções de “campo”, são listadas todas as informações do contato (viajante) a que o AskFlow tem acesso através das integrações, como por exemplo: nome, email, telefone, data em que houve cotação (via Asksuite), status da reserva (via PMS), data de check-in (via PMS), etc…

Você também deve definir se o valor do campo a ser considerado na condição deve ser o “atual”, ou seja, o dado mais recente que se tem disponível do contato, ou o “anterior”.

Para exemplificar:

Um contato fez uma cotação em 12/07, mais uma em 14/07 e outra em 16/07.

Se o campo considerado na condição de início é a data de cotação, o valor atual seria “16/07” e o anterior, “14/07”.

Em se tratando das condições, elas podem ser independentes, como por exemplo, se o campo está preenchido ou sofreu alteração no contato; ou combinada, como por exemplo, maior, menor, igual, diferente, etc, de outro valor adicionado para comparação.

Existe também uma condição específica que filtra por contatos que nunca passaram por aquele fluxo ou passaram há mais de X tempo (limitado a até 2 semanas).

Não há limite para adicionar condições no bloco inicial, basta clicar em “Adicionar condição". No entanto, é essencial prestar atenção em tudo que está sendo configurado, para que uma condição não conflite com outra, já que as mesmas funcionam de maneira combinada, ou seja, todas precisam ser atendidas ao mesmo tempo pelo contato para que ele entre e siga o fluxo.

Bloco de condição (rosa)

Você pode adicionar blocos de condição ao longo do fluxo para guiar o próximo passo do AskFlow, baseado em qualquer informação ou combinação de informações disponíveis pelas suas integrações ativas (ex: Asksuite, PMS, Google Sheets, etc).

Adicione critérios condicionais para que o fluxo siga por um caminho, caso os mesmos sejam atendidos (verdadeiro), ou outro, caso não sejam (falso). Selecione o campo que deseja validar da lista de informações disponíveis via integrações do sistema, a condição e seu respectivo valor (quando aplicável).

É possível também somar mais condições em um único bloco, clicando em "Adicionar condição".

Importante notar que as combinações configuradas em um único bloco são do tipo "E", ou seja, todas precisam ser cumpridas ao mesmo tempo para que os critérios sejam considerados atendidos.

Ah, e se quiser, você pode editar o nome do bloco, para que identifique facilmente qual a condição que aquele bloco está verificando.

Bloco de condição independente (rosa claro)

Diferente do bloco de condição, o tipo “condição independente” não oferece mais de um caminho a seguir. Ela entra no fluxo sem uma etapa anterior, ou seja, é uma verificação que fica ativa constantemente durante a execução de um fluxo. Se em algum momento o contato atender aos critérios da condição independente, ele segue por um caminho específico.

Bloco de executar ação (roxo)

O bloco de ação é onde a “mágica” acontece. É nele que você configura as ações disponíveis de cada integração do sistema, como por exemplo, envio de mensagens de WhatsApp via Asksuite ou envio de SMS via fornecedor (Twilio ou Zenvia).

Para configurar o bloco, o primeiro passo é escolher a integração a ser utilizada, como por exemplo Asksuite ou Twilio. Em seguida, selecione qual conexão adicionada na integração você deseja vincular. Para o caso de integração Asksuite, a conexão seria o equivalente a qual número de WhatsApp deseja utilizar para fazer o envio da mensagem. Na sequência, selecione a ação.

Após a seleção do tipo de ação, outros campos podem abrir em sequência para configuração. No caso do tipo “Enviar mensagem ativa”, que é o envio de mensagem ativa por WhatsApp, você ainda deve (1) selecionar qual o template, (2) selecionar o campo (qualquer informações disponível do contato) ou valor fixo (digitado por você) que substituirão as variáveis do template (quando aplicável), (3) a etiqueta a ser adicionada na conversa quando o AskFlow executar a ação e, por fim, (4) o comportamento da IA, se deve ser ligada, desligada ou manter o status que já estava para responder os viajantes que responderem à mensagem do AskFlow.

Bloco de aguardar período (azul petróleo)

Você pode adicionar o bloco de "Aguardar período" para fazer configurações de tempo dentro do fluxo. Nele você define quando o AskFlow deve seguir para o próximo passo.

Primeiro, escolha a "Data de referência", ou seja, a data que o AskFlow deve usar como base para realizar a análise. Existem várias opções, como momento atual da execução, que é o momento em que o contato está passando no passo, ou datas disponíveis pelas integrações realizadas, como data de abertura do link de cotação enviado pela Asksuite; datas de checkin e checkout enviadas pelo PMS, etc.

Se desejar configurar um prazo para ir para o próximo passo, você deve habilitar a opção “Determinado tempo adicional” e depois, selecionar a "Ação de período", que pode ser aumentar ou diminuir a data.

“Aumentar” considera datas posteriores, assim, se "aumento" a data, somo dias, horas ou minutos considerando a data de referência. Por exemplo, se o momento de referência é "Momento atual da execução" e escolho "Aumentar a data" 2 dias, quando o contato chegar no passo de aguardar período, levará dois dias até ir para o próximo passo do fluxo.

“Diminuir a data” segue a lógica contrária, considerando dias anteriores, ou seja, quando faltar X tempo para atingir determinada data de referência, o contato passará para o próximo passo do fluxo.

Veja o exemplo abaixo que simula a configuração do bloco “aguardar período” para que somente 3 dias antes do check-in do hóspede, seja enviada uma mensagem com orientações sobre sua estadia.

Outra funcionalidade disponível é a de agendar um horário fixo para que uma mensagem seja enviada. Nesse caso, toda vez que a execução do fluxo chegar neste bloco, irá verificar se o horário configurado como fixo já aconteceu naquele dia ou não.

Para configurar, habilite a opção "Horário fixo", escolhendo embaixo a hora e o minuto que a próxima ação deve ser realizada.

Se a verificação ocorrer antes do horário configurado, o fluxo vai aguardar o horário desejado naquele dia para seguir para o próximo passo. Caso o horário já tenha passado, vai executar no dia seguinte.

Por fim, é possível configurar para que o contato só passe para o próximo bloco quando estiver dentro ou fora de determinada faixa de horário. Para isso, você primeiro deve criar a faixa de horário da sua empresa, para depois ajustar o fluxo.

No bloco, habilite a opção “Faixa de horário personalizada”, e selecione a opção que deseja, entre aguardar até o próximo horário dentro ou fora da faixa. Por fim, selecione qual a faixa de horário de referência.

Todas as opções de configuração de tempo podem ser combinadas entre si ou usadas separadamente. Avalie a necessidade do seu fluxo e configure de acordo.

Bloco de finalizar workflow (vermelho escuro)

Assim como a condição independente, o bloco “Finalizar workflow” funciona de forma independente, ou seja, não vem de uma etapa anterior, sendo uma verificação que fica ativa constantemente durante a execução de um fluxo.

Se em algum momento o contato atender aos critérios do bloco, o fluxo é encerrado imediatamente.

Um exemplo deste bloco é a busca constante por reservas registradas no atendimento no fluxo de follow up de vendas, evitando que contatos que já concluíram suas reservas recebam uma mensagem do AskFlow.

Bloco “Fim” (vermelho)

O bloco de “Fim” apenas indica o encerramento do fluxo e não permite a adição de condições. Também não é possível removê-lo e nem conectá-lo a um passo seguinte.

Como criar um novo fluxo no AskFlow?

Para criar novos fluxos no AskFlow, você deve ter contratado o plano Scale Up ou Enterprise. Caso seja do plano Basic ou Pro, você pode solicitar diretamente ao Suporte da Asksuite, através do email suporte@asksuite.com, que, mediante pagamento de taxa prevista em contrato, nosso time construirá para você. 😉

Veja a seguir como construir um novo fluxo:

Acesse o menu “Fluxos”

Clique em “Adicionar fluxo”

Dê um nome para o fluxo.

Clique em “Criar fluxo”

Inicie a configuração pelo bloco Início

Adicione novos blocos, conforme necessidade, arrastando da lateral à direita para dentro do campo de edição.

Para deletar um bloco, clique no mesmo, selecione “Remover bloco” e confirme a ação.

Para conectar os blocos, basta puxar o nó de um bloquinho até o outro

Com todos os blocos preenchidos e conectados até o Fim, ative o fluxo no local indicado e confirme a ação. Atenção: o fluxo só será efetivamente ativado após o clique em Salvar, indicado no próximo passo.

Por fim, para salvar a edição e ativação do fluxo, clique em “Salvar”. Pronto, seu fluxo já estará funcionando e você poderá acompanhar pelo Flowboard.

Atenção: antes de criar um novo fluxo, verifique se todas as integrações necessárias já estão finalizadas.

Como editar um fluxo padrão do AskFlow?

Sim, você tem autonomia para realizar alterações nos fluxos padrão do AskFlow, como por exemplo, o tempo para um disparo ser realizado, a etiqueta ou a mensagem que o AskFlow está enviando.

Nota: se você tem plano Scale Up ou Enterprise, além das edições citadas por aqui, você pode adicionar ou eliminar blocos, bem como alterar qualquer condição. Não deixe de ler a explicação sobre cada tipo de bloco para que seu fluxo funcione corretamente! 😉

Veja a seguir como.

Acesse o menu Fluxos

Localize o fluxo que deseja editar, clique nos três pontinhos e em “Editar fluxo”

Vá até o bloco onde deseja realizar a alteração e altere o(s) campo(s) liberados para edição.

Para editar a mensagem enviada pelo AskFlow no fluxo, primeiro você deve criar um novo template. Assim que aprovado, localize o bloco da ação (roxo), clique para abrir as configurações e no campo “template”, selecione o novo template cadastrado.

Para trocar a etiqueta, encontre no bloco de ação (roxo) o campo “Etiqueta” e selecione a nova tag desejada na lista.

Para trocar o comportamento da IA após o disparo da mensagem do AskFlow, localize no bloco de ação (roxo) o campo “Parar robô” e selecione a opção desejada.

Para alterar o tempo antes de executar alguma etapa do fluxo, como por exemplo, o tempo para enviar o follow up de vendas após o carrinho abandonado, vá até o bloco de “aguardar período” (azul petróleo) e modifique o período (dias, horas ou minutos)

Clique em Salvar

Pronto, as alterações realizadas já serão consideradas para os contatos conforme passarem por esses blocos no fluxo.

Como ativar ou desativar um fluxo?

Saiba como ativar ou desativar um fluxo do AskFlow.

Acesse o menu Fluxos

Localize o fluxo que deseja ativar ou desativar, clique nos três pontinhos e selecione “Editar fluxo”

Ative o fluxo no local indicado e confirme a ação. Atenção: o fluxo só será efetivamente ativado após o clique em Salvar, indicado no próximo passo.

Por fim, clique em Salvar

Como duplicar um fluxo?

Pensada especialmente para empresas que possuem várias unidades conectadas, essa funcionalidade agiliza o trabalho de criar um mesmo fluxo para cada uma delas.

Em vez de criar o fluxo do zero várias vezes, a duplicação mantém a estrutura do fluxo intacta, ou seja, replica todos os blocos, sequências e condições definidos no fluxo “pai” em um novo fluxo “cópia”.

Mas ATENÇÃO: não se esqueça de alterar os dados para cada unidade. Se você deixar fluxos idênticos ativos, seus contatos serão impactados múltiplas vezes.

Veja a seguir como duplicar um fluxo na sua conta AskFlow.