Conheça o editor de agentes do AskFlow Agents – Asksuite - (pt-br)

Conheça o editor de agentes do AskFlow Agents

O AskFlow Agents, novo produto da Asksuite, foi construído pensando em otimizar processos onerosos que poderiam simplesmente ser automatizados.

Neste artigo você vai descobrir como funciona cada bloco e como editar e/ou criar novos agentes, de acordo com o plano contratado.

Tópicos abordados:

Para que serve cada bloco?
Como criar um novo agente no AskFlow Agents?
Como editar um agente padrão do AskFlow Agents?
Como ativar ou desativar um agente?
Como duplicar um agente?

Boa leitura 🤓

Para que serve cada bloco?

Bloco de condição inicial (verde)

O bloco “Condição inicial”, de cor verde, é o que define quem deve ou não passar por um determinado agente. É possível configurar o início da tarefa segmentado por qualquer informação ou combinação de informações disponíveis via integração (Asksuite, PMS, Google Sheets, etc).

Para abrir as configurações de condições, é necessário clicar no bloco.

Como opções de “campo”, são listadas todas as informações do contato (viajante) a que o AskFlow Agents tem acesso através das integrações, como por exemplo: nome, email, telefone, data em que houve cotação (via Asksuite), status da reserva (via PMS), data de check-in (via PMS), etc…

Você também deve definir se o valor do campo a ser considerado na condição deve ser o “atual”, ou seja, o dado mais recente que se tem disponível do contato, ou o “anterior”.

Para exemplificar:

Um contato fez uma cotação em 12/07, mais uma em 14/07 e outra em 16/07.

Se o campo considerado na condição de início é a data de cotação, o valor atual seria “16/07” e o anterior, “14/07”.

Em se tratando das condições, elas podem ser independentes, como por exemplo, se o campo está preenchido ou sofreu alteração no contato; ou combinada, como por exemplo, maior, menor, igual, diferente, etc, de outro valor adicionado para comparação.

Existe também uma condição específica que filtra por contatos que nunca passaram por aquela tarefa executada pelo agente ou passaram há mais de X tempo (limitado a até 2 semanas).

Não há limite para adicionar condições no bloco inicial, basta clicar em “Adicionar condição". No entanto, é essencial prestar atenção em tudo que está sendo configurado, para que uma condição não conflite com outra, já que as mesmas funcionam de maneira combinada, ou seja, todas precisam ser atendidas ao mesmo tempo pelo contato para que ele entre e siga o fluxo.

Bloco de condição (rosa)

Você pode adicionar blocos de condição ao longo do fluxo para guiar o próximo passo na tarefa do agente, baseado em qualquer informação ou combinação de informações disponíveis pelas suas integrações ativas (ex: Asksuite, PMS, Google Sheets, etc).

Adicione critérios condicionais para que o contato siga por um caminho, caso os mesmos sejam atendidos (verdadeiro), ou outro, caso não sejam (falso). Selecione o campo que deseja validar da lista de informações disponíveis via integrações do sistema, a condição e seu respectivo valor (quando aplicável).

É possível também somar mais condições em um único bloco, clicando em "Adicionar condição".

Importante notar que as combinações configuradas em um único bloco são do tipo "E", ou seja, todas precisam ser cumpridas ao mesmo tempo para que os critérios sejam considerados atendidos.

Ah, e se quiser, você pode editar o nome do bloco, para que identifique facilmente qual a condição que aquele bloco está verificando.

Bloco de condição independente (rosa claro)

Diferente do bloco de condição, o tipo “condição independente” não oferece mais de um caminho a seguir. Ela entra no fluxo sem uma etapa anterior, ou seja, é uma verificação que fica ativa constantemente durante o andamento da tarefa do agente. Se em algum momento o contato atender aos critérios da condição independente, ele segue por um caminho específico.

Bloco de executar ação (roxo)

O bloco de ação é onde a “mágica” acontece. É nele que você configura as ações disponíveis de cada integração do sistema, como por exemplo, envio de mensagens de WhatsApp via Asksuite ou envio de SMS via provedor (ex: Twilio ou Zenvia).

Para configurar o bloco, o primeiro passo é escolher a integração a ser utilizada, como por exemplo Asksuite ou Twilio. Em seguida, selecione qual conexão adicionada na integração você deseja vincular. Para o caso de integração Asksuite, a conexão seria o equivalente a qual número de WhatsApp deseja utilizar para fazer o envio da mensagem. Na sequência, selecione a ação.

Após a seleção do tipo de ação, outros campos podem abrir em sequência para configuração. No caso do tipo “Enviar mensagem ativa”, que é o envio de mensagem ativa por WhatsApp, você ainda deve (1) selecionar qual o template, (2) selecionar o campo (qualquer informação disponível do contato) ou valor fixo (digitado por você) que substituirá as variáveis do template (quando aplicável), (3) a etiqueta a ser adicionada na conversa quando o agente executar a ação e, por fim, (4) o comportamento da IA, se deve ser ligada, desligada ou manter o status que já estava para responder os viajantes que responderem à mensagem enviada pelo AskFlow Agents.

Bloco de aguardar período (azul petróleo)

Você pode adicionar o bloco de "Aguardar período" para fazer configurações de tempo dentro do fluxo. Nele você define quando o agente deve seguir para o próximo passo da tarefa.

Primeiro, escolha a "Data de referência", ou seja, a data que o agente deve usar como base para realizar a análise. Existem várias opções, como momento atual da execução, que é o momento em que o contato está passando no passo, ou datas disponíveis pelas integrações realizadas, como data de abertura do link de cotação enviado pela Asksuite; datas de checkin e checkout enviadas pelo PMS, etc.

Para configurar um prazo para ir para o próximo passo, você deve habilitar a opção “Determinado tempo adicional” e depois, selecionar a "Ação de período", que pode ser aumentar ou diminuir a data.

“Aumentar” considera datas posteriores, assim, se "aumento" a data, somo dias, horas ou minutos considerando a data de referência. Por exemplo, se o momento de referência é "Momento atual da execução" e escolho "Aumentar a data" 2 dias, quando o contato chegar no passo de aguardar período, levará dois dias até ir para o próximo passo do fluxo.

“Diminuir a data” segue a lógica contrária, considerando dias anteriores, ou seja, quando faltar X tempo para atingir determinada data de referência, o contato passará para o próximo passo do fluxo.

Veja o exemplo abaixo que simula a configuração do bloco “aguardar período” para que somente 3 dias antes do check-in do hóspede, seja enviada uma mensagem com orientações sobre sua estadia.

Outra funcionalidade disponível é a de agendar um horário fixo para que uma mensagem seja enviada. Nesse caso, toda vez que o contato chegar neste bloco, o agente irá verificar se o horário configurado como fixo já aconteceu naquele dia ou não.

Para configurar, habilite a opção "Horário fixo", escolhendo embaixo a hora e o minuto que a próxima ação deve ser realizada.

Se a verificação ocorrer antes do horário configurado, o agente vai aguardar o horário desejado naquele dia para seguir para o próximo passo. Caso o horário já tenha passado, vai executar no dia seguinte.

Por fim, é possível configurar para que o contato só passe para o próximo bloco quando estiver dentro ou fora de determinada faixa de horário. Para isso, você primeiro deve criar a faixa de horário da sua empresa, para depois ajustar o agente.

No bloco, habilite a opção “Faixa de horário personalizada”, e selecione a opção que deseja, entre aguardar até o próximo horário dentro ou fora da faixa. Por fim, selecione qual a faixa de horário de referência.

Todas as opções de configuração de tempo podem ser combinadas entre si ou usadas separadamente. Avalie sua necessidade e configure de acordo.

Bloco de finalizar tarefa (vermelho escuro)

Assim como a condição independente, o bloco “Finalizar tarefa” funciona de forma independente, ou seja, não vem de uma etapa anterior, sendo uma verificação que fica ativa constantemente durante o andamento da tarefa.

Se em algum momento o contato atender aos critérios do bloco, o agente encerra a tarefa imediatamente.

Bloco “Fim” (vermelho)

O bloco de “Fim” apenas indica o encerramento da tarefa e não permite a adição de condições. Também não é possível removê-lo e nem conectá-lo a um passo seguinte.

Como criar um novo agente no AskFlow Agents?

Para criar novos agentes no AskFlow Agents, você deve ter contratado o plano Scale Up ou Enterprise. Caso seja do plano Basic ou Pro, você pode solicitar diretamente ao Suporte da Asksuite, através do email suporte@asksuite.com, que, mediante pagamento de taxa prevista em contrato, nosso time construirá para você. 😉

Veja a seguir como construir um novo agente:

Acesse o menu “Agentes AskFlow”

Clique em “Adicionar agente”

Dê um nome para o agente.

Clique em “Criar agente”

Inicie a configuração pelo bloco Início

Adicione novos blocos, conforme necessidade, arrastando da lateral à direita para dentro do campo de edição.

Para deletar um bloco, clique no mesmo, selecione “Remover bloco” e confirme a ação.

Para conectar os blocos, basta puxar o nó de um bloquinho até o outro

Com todos os blocos preenchidos e conectados até o Fim, ative o agente no local indicado e confirme a ação. Atenção: o agente só será efetivamente ativado após o clique em Salvar, indicado no próximo passo.

Por fim, para salvar a edição e ativação do agente, clique em “Salvar”. Pronto, seu agente já estará funcionando e você poderá acompanhar pelo Flowboard.

Atenção: antes de criar um novo agente, verifique se todas as integrações necessárias já estão finalizadas.

Como editar um agente padrão do AskFlow Agents?

Sim, você tem autonomia para realizar alterações nos agentes padrão do AskFlow Agents, como por exemplo, o tempo para um disparo ser realizado, a etiqueta ou a mensagem que está sendo enviada.

Nota: se você tem plano Scale Up ou Enterprise, além das edições citadas por aqui, você pode adicionar ou eliminar blocos, bem como alterar qualquer condição. Não deixe de ler a explicação sobre cada tipo de bloco para que seu agente funcione corretamente! 😉

Veja a seguir como.

Acesse o menu Agentes AskFlow

Localize o agente que deseja editar, clique nos três pontinhos e em “Editar agente”

Vá até o bloco onde deseja realizar a alteração e altere o(s) campo(s) liberados para edição.

Para editar a mensagem enviada pelo agente, primeiro você deve criar um novo template. Assim que aprovado, localize o bloco da ação (roxo), clique para abrir as configurações e no campo “template”, selecione o novo template cadastrado.

Para trocar a etiqueta, encontre no bloco de ação (roxo) o campo “Etiqueta” e selecione a nova tag desejada na lista.

Para trocar o comportamento da IA após o disparo da mensagem, localize no bloco de ação (roxo) o campo “Parar robô” e selecione a opção desejada.

Para alterar o tempo antes de executar alguma etapa, como por exemplo, o tempo para enviar o follow up de vendas após o carrinho abandonado, vá até o bloco de “aguardar período” (azul petróleo) e modifique o período (dias, horas ou minutos)

Clique em Salvar

Pronto, as alterações realizadas já serão consideradas para os contatos conforme passarem por esses blocos.

Como ativar ou desativar um agente?

Saiba como ativar ou desativar um agente do AskFlow Agents.

Acesse o menu Agentes AskFlow

Localize o agente que deseja ativar ou desativar, clique nos três pontinhos e selecione “Editar agente”

Ative o agente no local indicado e confirme a ação. Atenção: o agente só será efetivamente ativado após o clique em Salvar, indicado no próximo passo.

Por fim, clique em Salvar

Como duplicar um agente?

Pensada especialmente para empresas que possuem várias unidades conectadas, essa funcionalidade agiliza o trabalho de criar um mesmo agente para cada uma delas.

Em vez de criar o agente do zero várias vezes, a duplicação mantém a estrutura do agente intacta, ou seja, replica todos os blocos, sequências e condições definidos no agente “pai” em um novo agente “cópia”.

Mas ATENÇÃO: não se esqueça de alterar os dados para cada unidade. Se você deixar agentes idênticos ativos, seus contatos serão impactados múltiplas vezes.

Veja a seguir como duplicar um agente na sua conta AskFlow Agents.