Como Criar um Kanban
Passo a Passo Completo
1. Acesse a Configuração de Kanbans
- Clique no botão de configuração do Kanban
- Na lista, clique em "Criar Kanban" (botão principal)
2. Configurações Gerais
Nome do Kanban
- Digite um nome descritivo para seu Kanban
- Exemplos: "Processo de Vendas", "Suporte Técnico", "Atendimento Hotelaria"
Empresas do Quadro
- Selecione as empresas que este Kanban deve abranger
- Importante: Esta seleção define quais tags e atendentes estarão disponíveis
- Se tiver apenas uma empresa, ela será selecionada automaticamente
- Se tiver múltiplas empresas, pode selecionar uma ou mais
Atenção: Ao selecionar múltiplas empresas, as tags de cada empresa serão organizadas separadamente nas etapas.
3. Criar Etapas (Colunas)
Etapa Fixa: "Atendimentos Iniciados"
- Esta coluna já existe automaticamente
- Não pode ser removida
- Contém todos os atendimentos que ainda não foram movidos para outras etapas
- Você pode alterar apenas a cor desta coluna
Adicionar Novas Etapas
- Clique no botão "Adicionar Etapa"
- Uma nova etapa será criada com:
- Nome: Digite o nome da etapa (ex: "Em negociação", "Aguardando pagamento")
- Cor: Selecione uma cor para identificar visualmente
- Tags: Configure quais tags fazem o atendimento ir para esta etapa
- Resumos: Configure se deseja somar reservas ou orçamentos nesta etapa
Configurar Tags das Etapas
As tags determinam automaticamente para qual etapa um atendimento deve ir:
- Por empresa: Se você selecionou múltiplas empresas, configure as tags para cada uma separadamente
- Selecione as tags: Escolha quais etiquetas/categorias fazem o atendimento pertencer a esta etapa
- Condição: Escolha entre:
- OU (OR): O atendimento vai para esta etapa se tiver qualquer uma das tags selecionadas
- E (AND): O atendimento vai para esta etapa apenas se tiver todas as tags selecionadas
Reordenar Etapas
- Arraste e solte as etapas para mudar a ordem
- Use o ícone de arrastar (drag handle) no lado esquerdo de cada etapa
Remover Etapas
- Clique no ícone de lixeira na etapa desejada
- Regra: Você precisa de pelo menos 1 etapa personalizada além da "Atendimentos Iniciados"
Configurar Resumos (Opcional)
Para cada etapa, você pode ativar:
- Orçamentos: Mostra o total de orçamentos dos atendimentos nesta etapa
- Reservas: Mostra o total de reservas dos atendimentos nesta etapa
- Isso ajuda a ter uma visão financeira de cada etapa
4. Configurar Compartilhamento
Modo Privado (Padrão)
- Apenas você (o criador) pode ver e editar este Kanban
- Ninguém mais terá acesso
Modo Compartilhado
- Você pode permitir que outros atendentes vejam este Kanban
- Para compartilhar:
- Selecione "Compartilhado" no modo de acesso
- Filtre por empresa (opcional)
- Busque pelo nome do atendente
- Clique no botão de visualização (ícone de olho) ao lado do nome
- O atendente receberá permissão para visualizar o Kanban
Nota: Atualmente, apenas a permissão de visualização está disponível. A permissão de edição será implementada futuramente.
5. Configurar Filtros Padrão
Os filtros padrão definem quais atendimentos aparecerão no Kanban automaticamente:
- Período: Selecione o período padrão (Hoje, Últimos 7 dias, etc.)
- Atendentes: Selecione quais atendentes (ou deixe vazio para todos)
- Tags: Selecione quais tags (ou deixe vazio para todas)
- Canais: Selecione quais canais (ou deixe vazio para todos)
- Status do Atendimento:
- Abertos (padrão)
- Resolvidos
- Arquivados
- Status da Mensagem:
- Lidas (padrão)
- Não lidas (padrão)
Dica: Configure filtros que façam sentido para seu fluxo de trabalho. Por exemplo, se você só quer ver atendimentos abertos, deixe apenas "Abertos" selecionado.
6. Salvar o Kanban
- Clique no botão "Salvar"
- O Kanban será criado e ativado automaticamente
- Você será redirecionado para a visualização do Kanban
Dicas e Melhores Práticas
Organização de Etapas
- Crie etapas que reflitam seu processo real de atendimento
- Use nomes claros e descritivos
- Mantenha um fluxo lógico (ex: Iniciado → Em andamento → Finalizado)
- Não crie etapas demais - 3 a 6 etapas geralmente é suficiente
Uso de Tags
- Planeje suas tags antes de criar o Kanban
- Use tags que façam sentido para seu negócio
- Evite criar muitas tags - isso pode confundir
- Documente quais tags são usadas em cada etapa
Filtros Padrão
- Configure filtros que mostrem apenas o que é relevante
- Se você trabalha com atendimentos recentes, use "Hoje" ou "Últimos 7 dias"
- Se você precisa ver tudo, não filtre por período
Compartilhamento
- Compartilhe apenas com quem realmente precisa ver
- Revise periodicamente quem tem acesso
- Lembre que compartilhamento é apenas visualização por enquanto
Movimentação
- Use movimentação automática sempre que possível
- Reserve movimentação manual para casos excepcionais
- Verifique se as tags estão configuradas corretamente se a movimentação automática não funcionar
Limitações e Considerações Importantes
Limitações Atuais
1. Permissão de Edição Compartilhada
- Atualmente, apenas o proprietário pode editar o Kanban
- Usuários compartilhados só podem visualizar
- Permissão de edição será implementada futuramente
2. Formato Legado
- Kanbans criados no formato antigo (em fase beta) podem ter limitações
- Movimentação manual pode estar bloqueada
- Recomenda-se atualizar para o novo formato
3. Multi-empresa
- Ao usar múltiplas empresas, as tags são separadas por empresa
- Isso pode tornar a configuração mais complexa
- Planeje bem antes de usar múltiplas empresas
4. Quantidade de Atendimentos
- O sistema carrega até 500 atendimentos por página
- Se tiver muitos atendimentos, pode haver um pequeno atraso no carregamento
- Use filtros para reduzir a quantidade de dados
5. Tags Exclusivas
- Uma tag não pode estar em duas etapas diferentes
- Isso garante que cada atendimento vá para apenas uma etapa
- Planeje bem suas tags antes de configurar
Boas Práticas de Performance
- Use filtros adequados para não sobrecarregar a visualização
- Não crie etapas demais - isso pode tornar o Kanban confuso
- Evite compartilhar com muitos usuários se não for necessário
- Mantenha as tags organizadas e atualizadas
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